ケアマネージャーの業務の流れ

ケアマネージャーの一ヶ月のスケジュールの立て方

(1) 月初め1日〜5日くらい

 

ケアマネージャーの月初めは、大忙しです。

 

・要介護認定等の更新予定者の申請代行をする。

 

要介護認定等の更新は、認定の有効期間60日前から申請受付ができます。

 

一般的に、申請受付が可能になる前の月の末〜当月の第一週目までに、
役所から「更新に伴うお知らせ」の書類が利用者宅に配達されるので、
書類が到達したかについて確認し、
更新手続きの方法の説明や調整、
自力で更新手続きが難しい利用者さんについては、
認定の代行申請など、更新手続きに可能な支援を行います。

 

・短期入所サービスの予約調整をする。

 

定期的な短期入所を利用される方の都合を確認して、予約を入れます。

 

予約は、事業所や地域によって異なりますが、
一般的には、2〜3ヶ月等の予約を入れます。

 

申し込み書式や予約開始日、予約方法等も事業所によって異なるので確認しましょう。

 

家族の都合による緊急利用や、医療ニーズが高い人の受け入れの可否については、
別途確認をすることが必要です。

 

(2) 〜10日くらい

 

・給付管理業務を行う。

 

利用者にサービスを提供したサービス事業所は、
サービスを提供した費用として、原則1割分を利用者に請求し、
残りの9割分は、保険者(委託を受けた国民健康保険連合会)に請求します。

 

国民健康保険連合会は、サービス事業書と居宅介護支援事業所の
給付管理票を照らし合わせ、間違いがなければ、支払いをします。

 

給付管理業務の月ごとの流れを見てみましょう。

 

たとえば、4月分の給付管理業務を行うこととします。

 

この場合の給付管理業務は、以下のようにして進めて行きます。

 

 3月: 計画を作成し、利用者への説明・同意を得る。
 4月: 計画に基づいてサービスを提供し、実施状況の確認をする。
    →実施状況の確認をして、5月分の計画を作成し、利用者への説明・同意を得る。
 5月: 給付管理票を作成し提出する(返礼分も提出する)
 6月: 月末に4月分の介護報酬の支払いがされる。

 

このような流れになります。

 

給付管理業務は、利用者さんへのサービスを提供し、
その実施状況を確認しながら、或いは自分のスキルを磨くための
研修会等への参加をしながら、また、苦情の受付や相談、緊急時の対応をしながら、
毎月決められた日時を守って、行うことが必要です。

 

気を抜かずに取り組むことでミスを減らし、信用につなげて行くことが必要です。

 

・介護予防支援の実績報告をする。

 

地域包括支援センターより、介護予防支援の利用者を委託されている場合は、
担当利用者の実績を確認・入力した第6表、第7表、そして給付管理をあわせて、
毎月8日までに提出します。

 

なお、提出日は各地域様々です。

 

一般的に、毎月5日〜8日を設定している市町村が多いですが、
地域のルールに従うことが必要ですから、確認しましょう。

 

(3) 中旬〜下旬(11日〜20日くらい)

 

ケアマネージャーの毎月の業務のなかで、
中旬から下旬の間は、決まりきった業務が最も少ない時期です。

 

しかし、翌月に向けての準備や、利用者さん宅への訪問など、
すべきことが色々あります。

 

また、この時期に、ケアマネージャーとしての能力が問われます。

 

リスクを先読みし、行動することによって、
月初めや、月末の業務をスムーズに進めることができる様になりますから、
要領よく、ゆとりを持って、スケジュールを立て、業務に取り組みましょう。

 

・利用者さんのお宅へモニタリング訪問をする。

 

利用者さん側に特段の事情がない限り、
ケアマネージャーは、少なくとも月一回、利用者さんへのモニタリング、
少なくとも月一回はそのモニタリングを記録することが義務付けられています。

 

最低限月一回のモニタリングとモニタリングの記録をしていない場合は、
運営基準減算となるため、不足の事態等が生じないように、
決まりきった業務が最も少ないこの時期に、モニタリング訪問の日程を確保しましょう。

 

・サービス担当者会議を開催する。

 

サービス担当者会議とは、担当者を招集し、
専門的見地からの意見を聴取する会議です。

 

そして、サービス担当者会議は、運営基準により、
新規ケアプラン原案の作成時、要介護更新認定時、
要介護区分変更認定時に開催することが決められています。

 

サービス担当者会議を、月の中旬〜下旬の期間に設定することにより、
サービス事業所の出席率も高くなり、より有効的な会議にすることができます。

 

・研修などを受講し、自分のスキルを高める。

 

ケアマネージャーの月初、月末は、目が回るような忙しさです。

 

ですが、決まりきった業務が最も少ない中旬〜下旬は、
少しゆとりがあります。

 

このゆとりのある時期に研修を受講することができるように予定を組みましょう。

 

研修などを主催する団体も、ケアマネージャーが動きやすいこの時期に
研修を組んでいることが多いです。

 

 *主なケアマネージャー向け研修の実施団体

 

  都道府県・市町村、地域包括支援センターなど、都道府県など社会福祉協議会、
  財団法人や株式会社など、各地の介護支援専門員連絡協議会など。

 

・翌月の予定表の作成

 

事業所によって様々ですが、概ね、毎月20日までに翌月の予定を確定するサービス事業所が多いです。

 

ケアマネージャーもこの時期に、翌月の予定表を作成すると言う人が多いでしょう。

 

予定を立てる際の、祝日の取扱いには注意が必要です。

 

祝日とその日のサービス利用の必要性や、
事業所のサービス提供の有無を確認し、
訪問、通所、短期入所の事業所等と調整をし、予定を立てるようにしましょう。

 

・本人の状態や環境の変化に対応する。

 

利用者さんのお宅へ訪問したとき等、利用者本人や家族の状況が大きく変化している場合は、
原則的に再度アセスメントを行い、必要なサービス調整を行うことが必要です。

 

不測の事態や急なサービス調整などを必要とすることもありますから、
その場合は、その都度、連絡調整を行うようにします。

 

(4) 月末(21日〜31日)

 

・サービス提供表を作成する。

 

翌月のサービス提供票作成し、
各サービス事業所に配布します。

 

忙しい中大変ですが、可能であれば事業所等への訪問や研修などを活用して、
事業所の担当者へ直接手渡し、
情報交換をする機会が持てるようにしてみましょう。

 

サービス事業所にも、翌月の予定を組む必要があるので、
月末(30日、31日)ギリギリではなく、25日くらいまでに配布出来るようにすると良いでしょう。

 

・翌月に向けた準備をする。

 

翌月の業務をスムーズに進めるための準備をします。